Use o Clipp Service para controlar as ordens de serviço, cadastrar objetos e finalizar o DAV-OS na venda

Visão geral do Clipp Service

Esse módulo é responsável por controlar as Ordens de Serviço. É possível lançar objeto para conserto, as peças e serviços que posteriormente poderão ser importados para o Cupom Fiscal ou Nota Fiscal, facilitando o controle e o lançamento das vendas. Lembrando que ele não movimenta estoque nem gera financeiro. Para finalização de um DAV-OS será necessário importá-lo para o Cupom Fiscal, Nota Fiscal de Venda ou NFC-e.

Antes de efetuar lançamentos no Clipp Service, é necessário ter o cliente cadastrado no Clipp Store, no módulo de cadastro de clientes, e as peças e/ou serviços no Clipp Store, no módulo de estoque. Caso não os tenha no Clipp Store, será necessário cadastrá-los.

Lembramos que, para criar uma ordem de serviço, é necessário cadastrar um técnico. Para cadastrar um técnico, acesse o sistema Clipp Store, clique no Menu Cadastros - Funcionários. Ao cadastrá-lo será necessário marcar a função técnico e usuário. Feito isso, poderá acessar seu Clipp Service e cadastrar sua ordem de serviço.

Para acessar o módulo do Clipp Service basta efetuar dois cliques sobre o ícone localizado em sua área de trabalho/desktop, e será apresentada a tela a seguir:

Nela deverá ser informado o usuário cadastrado no Clipp Store com suas respectivas permissões e a senha que lhe foi definida.

Liberando os módulos

A cada novo usuário cadastrado no sistema Clipp Store será necessário informar ao programa o tipo de acesso que ele terá aos dados, bem como os módulos referentes a esse acesso. Para isso, utilize o cadastro de Funcionários do Clipp Store para determinar o que cada usuário irá acessar, assim como no Clipp Service.

Após o login será apresentada a seguinte tela:

Configurando os Identificadores

No módulo Clipp Service está disponível a opção de identificadores. Configurar os identificadores é uma forma de identificar o objeto e assim adaptar o sistema à empresa que irá utilizá-lo.

Para configurar os identificadores, basta clicar sobre o ícone Configurações e informar os identificadores:

Após informar os identificadores, clique no botão Gravar.

Observação: o identificador irá corresponder ao elemento de controle que a empresa possui. Por exemplo: Marca, Modelo, Ano de Fabricação, Renavam, Número de Série, etc.

Configurando as Mensagens

No módulo Configurações, escolha a opção 'Mensagens' e cadastre as mensagens que serão impressas nas Ordens de Serviço emitidas. O cadastro dessas mensagens é opcional. Para que não seja impressa nenhuma informação na OS, deixe os campos em branco.

Após inserir a mensagem desejada, clique no botão Gravar.

Configurações para o Supervisor/Gerente

No módulo Clipp Service, clique no ícone Configurações e, no menu Supervisor/Gerente, o sistema solicitará a senha do supervisor ou gerente. Informe a senha e será aberta a seguinte tela:

• Senha supervisor/gerente para descontos acima de: solicita senha nos descontos acima do percentual configurado. Observação: 0% solicita a senha do supervisor/gerente para todos os produtos/serviços no lançamento da Ordem de Serviço, e 100% não solicita senha para nenhum item.
• Previsão de Entrega em: permite definir os dias para previsão de entrega.
• Garantia de: permite definir a quantidade de dias para garantia.

Impressão

Permite selecionar o modelo para impressão, se deve destacar o técnico que efetuou o serviço, intercalar as cores dos produtos/serviços no impresso, imprimir duas vias do relatório de entrega, bem como imprimir o campo referência do produto, facilitando a visualização das informações de cada produto/serviço.

Outros Ajustes

Ao acessar a guia Outros Ajustes será solicitada a senha do Supervisor/Gerente para que, em seguida, sejam apresentadas as seguintes opções:

• A seção Reserva permite definir quais situações de ordens de serviço (OS) efetuam a reserva dos seus produtos no módulo de estoque do Clipp Store.
• No lançamento automático de item é possível definir qual produto será inserido em uma ordem de serviço gravada sem nenhum produto.
• Em Reagendamento é possível definir um número padrão de dias para reagendamentos, além de efetuar um reagendamento automático quando selecionado o tipo de atendimento 'Manutenção Programada'.

Etiquetas

O Clipp Service permite a impressão de etiquetas; a configuração pode ser localizada nas Configurações do Clipp Service, na aba Etiquetas, conforme imagem abaixo:

Neste momento deve ser selecionado o modelo da sua impressora e, em seguida, efetuada a configuração no Clipp Store conforme solicitado na própria janela de configurações.

Cadastro de Objetos

Para poder lançar uma Ordem de Serviço, o primeiro passo é cadastrar os objetos que a empresa conserta. Para cadastrar um novo objeto, entre no módulo Cadastro de Objetos e clique no botão Novo para inserir a descrição do objeto, conforme imagem abaixo:

Após informar a descrição, clique no botão 'OK'. Para tornar o cadastro do objeto mais completo, é possível também especificar o tipo do objeto, que pode ser cadastrado dentro do módulo de Cadastro de Objetos através do menu Arquivo - Tipo do Objeto; ao clicar no botão Novo será possível informar a descrição do Tipo de Objeto juntamente com o Técnico Responsável.

Dentro do módulo de Cadastro de Objetos é possível gerar o relatório do objeto desejado; basta selecionar o item e clicar no menu Arquivo - Relatório do Objeto. Veja um exemplo do relatório na imagem abaixo:

Nele é possível visualizar as informações do objeto selecionado, como as informações de DAV em que foi utilizado o objeto, defeito, etc.

Observação: o objeto pode ser cadastrado durante a emissão da Ordem de Serviço; nos dados do objeto, clique sobre o campo descrição e pressione a tecla INSERT.

Cadastro dos objetos em contrato

Neste módulo é possível associar um objeto a um cliente, criando um vínculo entre ambos. Esse procedimento geralmente é utilizado quando se trabalha com contratos, em que a empresa prestadora de serviços possui uma lista de objetos do cliente sobre os quais poderão ser efetuados possíveis serviços.

Lançando uma Ordem de Serviço

Clique no ícone da Ordem de Serviço e, em seguida, no menu Editar/Novo; será aberto o seguinte formulário:

Informe o cliente (apresentado em vermelho quando possuir contas atrasadas) que trouxe a mercadoria para o conserto, o atendente que está abrindo a ordem de serviço e o nome do solicitante; lance o objeto e os seus identificadores. Neste momento, será possível adicionar informações referentes ao estado do objeto e seus acessórios, bem como fotos do mesmo; para isso, basta clicar na opção marcada na imagem abaixo:

Para incluir tais informações, serão apresentadas as seguintes telas:

Após o lançamento do objeto, informe as peças e os serviços que foram ou serão utilizados para o conserto:

Ao lançar a peça ou o serviço é necessário informar o técnico que solicitou a peça ou realizou o serviço. Inclua a transportadora (não é um campo obrigatório), o valor do frete, a situação e o tipo de atendimento da Ordem de Serviço. Caso seja lançado um item que possua controle de seriais, o sistema solicitará os seriais usados na Ordem de Serviço.

Observação: a situação 'Em Conserto - Reserva Peça(s)' faz a reserva das peças (itens) do estoque.

Dica: o cadastro de serviços, clientes e peças (produtos) deverá ser feito pelo sistema Clipp Store.

• Existe a possibilidade de lançar o tempo total do serviço na ordem. Para isso, o serviço deve ter a unidade de medida cadastrada com HR e HRS.
• Na impressão do DAV-OS o conteúdo é impresso intercalado por cores, diferenciando produtos e serviços.
• Nos botões PEÇAS, TODOS e SERVIÇOS é possível filtrar os produtos inseridos no DAV conforme a necessidade.
• Ao indicar o objeto, é possível indicar o local específico onde ele se encontra e também o técnico responsável pela Ordem de Serviço.

• Poderão ser utilizados na ordem 7 tipos de atendimentos: Interno, Externo, Garantia, Contrato, Prioritário, Garantia Fabricante e Garantia Loja. Estes tipos são fixos; não é permitida a inclusão ou exclusão dos mesmos.

• Na guia de Informações Adicionais poderá ser inserida uma observação interna sobre a OS; esta não será impressa na ordem de serviço.
• Para informar a data de garantia de uma ordem, utilize o campo Garantia; com essa informação será possível saber o prazo da garantia da ordem.

Observação: a previsão de entrega poderá ser alterada no módulo Oficina, menu Arquivo, Status e Previsão de Entrega.

Dentro do módulo de Ordem de Serviço existe a opção de emissão de relatórios DAV-OS. Nessa tela poderá ser selecionada a data desejada para o relatório, conforme imagem abaixo:

Imprimindo Etiqueta da Ordem de Serviço

Após terem sido efetuadas as configurações referentes a etiquetas no seu Clipp Store e Clipp Service, será possível imprimir etiquetas referentes às ordens de serviço. Para isso, dentro do seu Clipp Service, selecione a ordem de serviço que deseja imprimir e clique com o botão direito sobre ela; em seguida, clique em Imprimir Etiqueta e ela será impressa.

Módulo Oficina

Módulo que permite ao usuário registrar apenas os serviços e peças realizados e utilizados na ordem de serviço, sem acesso às demais informações, como dados do cliente e do objeto. É utilizado por empresas que desejam que o usuário informe apenas dados referentes aos serviços prestados. Nele também é possível visualizar os DAVs que foram exportados para novos números, além do Status e Previsão de Entrega, conforme imagem abaixo:

Módulo Atendimento

Módulo que permite gerenciar o recebimento dos objetos. Possibilita ao atendente dar entrada na ordem de serviço, registrando informações como cliente e objeto, sem ter acesso às demais informações da OS (serviços, peças, frete...). Também é possível verificar o status e a previsão de entrega, assim como localizar o DAV exportado.

Diferentemente do Cadastro de Objetos, todos os objetos do cliente em contrato deverão ser cadastrados nesse módulo juntamente com seus respectivos identificadores, sendo que os mesmos serão preenchidos automaticamente na ordem de serviço quando esta for efetuada utilizando como tipo de atendimento a opção 'Contrato'.

Efetuando essa associação, ao realizar uma nova ordem de serviço com o tipo de atendimento 'Contrato', o programa fará os devidos filtros utilizando as informações cadastradas nesse módulo, ou seja, disponibilizará na lista de objetos apenas os que possuem vínculo com o cliente selecionado. Se este não possuir nenhum objeto em contrato, o programa mostrará uma mensagem avisando e não dará prosseguimento à ordem de serviço até que seja escolhido outro tipo de atendimento.

Caso não possua uma impressora fiscal, poderá reabrir o DAV-OS e, se necessário, incluir, alterar ou excluir os itens dele. Dentro do Clipp Service existe a opção para geração do relatório em tela, no formato HTML, dos DAV-OS. Para gerá-lo, basta abrir o módulo desejado dentro do Clipp Service e clicar no botão Imprimir, conforme imagem abaixo:

Módulo Agendamento

Para cadastrar um agendamento, basta acessar o módulo de Agendamentos e, em seguida, o menu Editar / Novo; dessa forma será aberta a seguinte janela:

Neste momento deverá ser informado o atendente que está registrando o agendamento, juntamente com o cliente (que pode estar cadastrado ou não no seu Clipp Store). Em seguida, informe o objeto, a data referente ao agendamento e o técnico responsável, para então selecionar o serviço a ser realizado, juntamente com o tipo de atendimento e a situação do agendamento. Caso necessário, também é possível inserir observações adicionais no agendamento, que serão apresentadas tanto na tela de cadastro quanto ao visualizar a opção Agenda no módulo de Agendamentos, conforme imagem a seguir:

Além disso, o módulo de Agendamentos contempla um relatório de agendamentos. Nessa tela poderá ser selecionada a data desejada para o relatório, conforme imagem abaixo:

Como finalizar um DAV-OS?

Como o DAV-OS não é um documento fiscal e não gera movimentações no estoque nem financeiras, é possível finalizá-lo apenas mediante o faturamento na Nota Fiscal, na Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) ou no Cupom Fiscal.

Finalizando o DAV na Nota Fiscal de Venda

Para finalizar o DAV-OS através de uma Nota Fiscal, acesse o módulo de vendas no seu Clipp Store, crie uma nova venda e clique no botão Importar. Selecione a opção e localize o DAV que deverá ser faturado. Confirme a importação, verifique as informações da Nota Fiscal e finalize-a. Desta forma, o DAV-OS constará como finalizado.

Observação: por questões de exigências fiscais, esta opção ficará disponível somente se o cliente não possuir impressora fiscal na empresa; caso possua, esta finalização deve obrigatoriamente ocorrer via Cupom Fiscal.

Finalizando o DAV-OS no Cupom Fiscal

Para finalizar o DAV-OS através de um Cupom Fiscal, acesse o módulo Emissor de Cupom Fiscal, inicie uma nova venda e, no momento em que forem solicitados os produtos, pressione a tecla INSERT. Será aberto o módulo de importações, solicitando a importação do DAV-OS.

Selecione o DAV-OS a ser importado, confirme e aguarde a importação dos itens. Por fim, verifique as informações do cupom fiscal e finalize-o. Desta forma, o DAV constará como finalizado.

Finalizando o DAV-OS na NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica)

O módulo NFC-e também permite a importação/finalização de Pedidos de Venda, Orçamentos, Ordens de Serviço e Pré-Venda. Para importar um DAV para a NFC-e, pressione a tecla INSERT do seu teclado; será apresentada a tela para importação do documento.

Observação: é necessário pressionar a tecla INSERT antes da abertura da venda (F2).

Precisa de ajuda com o Clipp Service e as ordens de serviço? Fale com o suporte da Renovação Clipp Store pelo WhatsApp 6499416254 — equipe especializada, com acesso remoto quando necessário.